OKI MB472, MB492 và MB562 không quét vào thư mục mạng Windows: thiết lập SMB và lỗi CIFS

Nếu OKI MB472, MB492 hoặc MB562 sao chép và in được nhưng không lưu bản quét vào thư mục mạng Windows, việc cài đặt lại driver máy quét thường không giúp ích. Khi sử dụng Scan to Shared Folder, MFP tự kết nối với thư mục dùng chung trên máy tính qua giao thức CIFS/SMB. Trong kết nối này, máy tính là SMB server, còn MFP là SMB client.

Lỗi có thể xuất hiện do đường dẫn không đúng, địa chỉ IP của máy tính đã thay đổi, mật khẩu Windows, quyền đối với thư mục, firewall hoặc phiên bản SMB không tương thích. Đối với dòng thiết bị này, điểm cuối cùng đặc biệt quan trọng: thông số kỹ thuật của nền tảng ban đầu ghi rõ SMB phiên bản 1.0, trong khi các bản cài đặt Windows 10 và Windows 11 hiện đại mặc định không có SMB1 server.

Hướng dẫn này áp dụng cho những model nào

Thiết lập áp dụng cho các model được xây dựng trên cùng một nền tảng:

• OKI MB472dn và MB472dnw;
• OKI MB492dn;
• OKI MB562dnw;
• OKI ES4172LP MFP, ES4192 MFP, ES5162 MFP và ES5162LP MFP.

Tên của một số mục có thể hơi khác tùy theo phiên bản firmware và ngôn ngữ bảng điều khiển, nhưng các trường Protocol, Target URL, Port No., User Name và Password có cùng chức năng.

Cách xác định vấn đề nằm ở chức năng lưu vào thư mục

1. Đặt một tờ giấy lên kính và tạo một bản sao thông thường từ bảng điều khiển MFP.
2. Nếu sử dụng bộ nạp tài liệu tự động, hãy tạo bản sao thứ hai qua ADF.
3. Nếu tạo được các bản sao, cơ cấu quét đang hoạt động bình thường.
4. In bất kỳ tài liệu nào từ máy tính. Việc in hoạt động xác nhận kết nối với thiết bị, nhưng không xác nhận MFP có thể truy cập thư mục dùng chung.
5. Mở địa chỉ IP của MFP trong trình duyệt. Nếu trang web của thiết bị không tải được, trước tiên hãy khôi phục kết nối mạng.

Scan to Shared Folder không yêu cầu Scanner Driver, TWAIN, WIA hoặc ActKey. Các thành phần này cần thiết khi quá trình quét được bắt đầu từ máy tính hoặc tệp được truyền tới ActKey. Đối với thư mục mạng, chỉ cần mạng hoạt động, hồ sơ CIFS được cấu hình đúng và SMB server có thể truy cập.

Trước khi thiết lập, hãy cố định địa chỉ của máy tính

Trong hồ sơ, sử dụng địa chỉ IP của máy tính sẽ đơn giản hơn so với tên máy tính. Điều này loại bỏ lỗi DNS và NetBIOS. Tuy nhiên, địa chỉ không được thay đổi sau khi khởi động lại bộ định tuyến.

1. Nhấn Win + R, nhập cmd rồi nhấn Enter.
2. Nhập lệnh:

ipconfig

3. Tìm bộ điều hợp Ethernet hoặc Wi-Fi đang hoạt động và ghi lại IPv4 Address, ví dụ 192.168.1.100.
4. Mở thiết lập của bộ định tuyến và tạo DHCP reservation cho máy tính này. Nếu không thể, hãy đặt một địa chỉ tĩnh phù hợp có tính đến dải DHCP.
5. Không sử dụng địa chỉ của bộ điều hợp VPN, Bluetooth hoặc máy ảo.

Máy tính và MFP phải nằm trong cùng một mạng cục bộ. Mạng Wi-Fi khách, chức năng AP Isolation, cơ chế cô lập máy khách trong mạng doanh nghiệp hoặc VPN đang hoạt động có thể chặn truy cập ngay cả khi cả hai thiết bị đều kết nối được Internet.

Tạo một tài khoản riêng để quét

Nên tạo một tài khoản cục bộ thông thường, ví dụ oki-scan, và chỉ cấp cho tài khoản này quyền ghi vào một thư mục. Không sử dụng tài khoản quản trị viên và không để thư mục có thể truy cập mà không cần mật khẩu.

Windows 10

1. Mở Settings (Cài đặt) > Accounts (Tài khoản) > Family & other users (Gia đình & người dùng khác).
2. Nhấn Add someone else to this PC (Thêm người khác vào PC này).
3. Chọn I don’t have this person’s sign-in information (Tôi không có thông tin đăng nhập của người này).
4. Chọn Add a user without a Microsoft account (Thêm người dùng không có tài khoản Microsoft).
5. Nhập tên oki-scan và một mật khẩu riêng.
6. Giữ loại tài khoản là Standard User (Người dùng tiêu chuẩn).

Windows 11

1. Mở Settings (Cài đặt) > Accounts (Tài khoản) > Other users (Người dùng khác).
2. Bên cạnh mục thêm người dùng khác, nhấn Add account (Thêm tài khoản).
3. Chọn I don’t have this person’s sign-in information (Tôi không có thông tin đăng nhập của người này).
4. Chọn Add a user without a Microsoft account (Thêm người dùng không có tài khoản Microsoft).
5. Nhập tên oki-scan và một mật khẩu riêng.
6. Không thêm người dùng vào nhóm quản trị viên.

Tạo thư mục và thiết lập hai cấp quyền

1. Trên ổ C, tạo thư mục C:\Scans.
2. Nhấp chuột phải vào thư mục và mở Properties (Thuộc tính).
3. Trên tab Sharing (Chia sẻ), nhấn Advanced Sharing (Chia sẻ Nâng cao).
4. Bật Share this folder (Chia sẻ thư mục này).
5. Trong trường tên tài nguyên dùng chung, nhập Scans.
6. Nhấn Permissions (Quyền), thêm người dùng oki-scan và cho phép Read (Đọc) và Change (Thay đổi).
7. Xóa nhóm Everyone (Mọi người) nếu những người dùng khác không cần nhóm này.
8. Quay lại thuộc tính thư mục và mở tab Security (Bảo mật).
9. Nhấn Edit (Chỉnh sửa) > Add (Thêm), sau đó thêm người dùng oki-scan.
10. Cho phép Modify (Sửa đổi), Read & execute (Đọc & thực thi), List folder contents (Liệt kê nội dung thư mục), Read (Đọc) và Write (Ghi).
11. Áp dụng các thay đổi.

Quyền trên các tab Sharing (Chia sẻ) và Security (Bảo mật) được kiểm tra đồng thời. Nếu một cấp cho phép ghi nhưng cấp còn lại chỉ để quyền đọc, MFP có thể tìm thấy thư mục nhưng không lưu được tệp.

Trong lần kiểm tra đầu tiên, hãy sử dụng chữ cái Latinh và chữ số không có khoảng trắng trong tên người dùng, tên máy tính và tên tài nguyên dùng chung. Sau khi kiểm tra thành công, có thể thử riêng các tên phức tạp hơn.

Windows 10: bật chia sẻ trong mạng riêng

1. Mở Settings (Cài đặt) > Network & Internet (Mạng & Internet).
2. Mở thuộc tính của kết nối Ethernet hoặc Wi-Fi đang hoạt động.
3. Chọn cấu hình mạng Private (Riêng tư).
4. Mở Control Panel (Panel Điều khiển) > Network and Internet (Mạng và Internet) > Network and Sharing Center (Trung tâm Mạng và Chia sẻ).
5. Nhấn Change advanced sharing settings (Thay đổi cài đặt chia sẻ nâng cao).
6. Trong phần Private (Riêng tư), bật network discovery và file and printer sharing.
7. Trong phần All Networks (Tất cả Mạng), giữ password protected sharing ở trạng thái bật.

Windows 11: bật chia sẻ trong mạng riêng

1. Mở Settings (Cài đặt) > Network & Internet (Mạng & Internet).
2. Mở thuộc tính của kết nối đang hoạt động và đặt loại cấu hình mạng thành Private network (Mạng riêng).
3. Đi tới Advanced network settings (Cài đặt mạng nâng cao) > Advanced sharing settings (Cài đặt chia sẻ nâng cao).
4. Mở rộng Private networks (Mạng riêng).
5. Bật Network discovery (Khám phá mạng) và File and printer sharing (Chia sẻ tệp và máy in).
6. Mở rộng All networks (Tất cả mạng) và giữ Password protected sharing (Chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu) ở trạng thái bật.

Tắt bảo vệ bằng mật khẩu không phải là giải pháp đúng cho việc sử dụng MFP lâu dài. Hồ sơ OKI hỗ trợ tên người dùng và mật khẩu; hãy sử dụng chúng thay vì truy cập với tư cách khách.

Kiểm tra dịch vụ và firewall của Windows

1. Nhấn Win + R, nhập services.msc rồi nhấn Enter.
2. Tìm dịch vụ Server.
3. Nếu dịch vụ đã dừng, mở thuộc tính của dịch vụ, đặt Startup type thành Automatic (Tự động) rồi nhấn Start (Bắt đầu).
4. Mở Windows Security (Bảo mật Windows) > Firewall & network protection (Tường lửa & bảo vệ mạng) > Allow an app through firewall (Cho phép ứng dụng thông qua tường lửa).
5. Cho phép File and Printer Sharing (Chia sẻ Tệp và Máy in) chỉ đối với mạng riêng.
6. Nếu sử dụng các quy tắc firewall bổ sung, hãy cho phép quy tắc đến File and Printer Sharing (SMB-In) đối với cấu hình riêng tư và subnet cục bộ.

Kiểm tra thư mục trước khi thiết lập MFP

1. Trên một máy tính khác trong cùng mạng, mở File Explorer.
2. Nhập đường dẫn sau vào thanh địa chỉ, thay IP bằng địa chỉ của máy tính chứa thư mục:

\\192.168.1.100\Scans

3. Khi Windows yêu cầu thông tin đăng nhập, nhập TÊN-MÁY-TÍNH\oki-scan và mật khẩu của tài khoản đã tạo.
4. Tạo một tệp văn bản nhỏ trong thư mục.
5. Xóa tệp này.

Nếu thư mục mở được nhưng không thể tạo hoặc xóa tệp, hãy sửa quyền trên các tab Sharing (Chia sẻ) và Security (Bảo mật). Nếu một máy tính khác hoàn toàn không mở được đường dẫn, vẫn còn quá sớm để thiết lập hồ sơ MFP: hãy kiểm tra địa chỉ IP, dịch vụ Server, firewall và cổng 445.

Có thể kiểm tra cổng bằng PowerShell trên một máy tính khác:

Test-NetConnection 192.168.1.100 -Port 445

Giá trị TcpTestSucceeded : True xác nhận rằng cổng có thể truy cập được. Giá trị này không xác nhận tính tương thích của phiên bản SMB, tên người dùng hoặc quyền ghi.

Tạo hồ sơ CIFS qua trang web OKI

1. Trên MFP, nhấn SETTING.
2. Mở Reports (Báo cáo) > Configuration (Cấu hình) và in trang cấu hình.
3. Tìm địa chỉ IPv4 của MFP, ví dụ 192.168.1.50.
4. Trên máy tính, nhập địa chỉ này vào trình duyệt: http://192.168.1.50.
5. Mở phần đăng nhập quản trị viên.
6. Trong trường tên người dùng, nhập root, còn trong trường mật khẩu nhập mật khẩu quản trị viên hiện tại của thiết bị.
7. Sau khi đăng nhập, mở List > Profile.
8. Chọn một số hồ sơ còn trống và nhấn New (Mới).

Điền hồ sơ như sau:

Trường	Ví dụ	Điều quan trọng
Profile Name	Windows Scan	Tên này sẽ hiển thị trên bảng điều khiển MFP.
Protocol	CIFS	Không chọn FTP hoặc HTTP cho thư mục dùng chung của Windows.
Target URL	\\192.168.1.100\Scans	Phải nhập đường dẫn UNC, không phải C:\Scans, không phải smb://… và cũng không phải địa chỉ trang web.
Port No.	445	Cổng CIFS tiêu chuẩn cho hồ sơ này.
User Name	oki-scan	Nếu không đăng nhập được, hãy thử TÊN-MÁY-TÍNH\oki-scan. Trường này cho phép tối đa 32 ký tự.
Password	Mật khẩu oki-scan	Không phải mã PIN Windows. Trường này cho phép tối đa 32 ký tự.
CIFS Character Set	UTF-16	Giữ nguyên giá trị mặc định.
Encode Communication	None	Mã hóa trong trường này không khả dụng cho CIFS.
File Name	Scan#d	#d thêm ngày, còn #n thêm số thứ tự và ngăn xung đột giữa các tên giống nhau.

9. Nhấn Submit (Gửi) hoặc nút lưu.
10. Chờ xác nhận. Chuyển sang trang khác trước khi gửi biểu mẫu có thể làm mất các giá trị đã nhập.

Nếu mạng không có DNS hoạt động hoặc không phân giải được tên NetBIOS, hãy sử dụng địa chỉ IP trong Target URL. Đường dẫn \\PC1\Scans phụ thuộc vào việc phân giải tên, còn đường dẫn \\192.168.1.100\Scans thì không.

Khởi chạy Scan to Shared Folder từ bảng điều khiển

1. Đặt tài liệu vào ADF hoặc lên kính.
2. Nhấn SCAN.
3. Chọn Shared Folder (Thư mục dùng chung) rồi nhấn OK.
4. Mở Select Profile (Chọn hồ sơ).
5. Chọn hồ sơ Windows Scan đã tạo.
6. Đối với lần kiểm tra đầu tiên, đặt A4, PDF, 300 dpi và quét một mặt.
7. Nhấn nút bắt đầu đơn sắc hoặc màu.
8. Kiểm tra xem tệp có xuất hiện trong C:\Scans hay không.

Nếu hồ sơ không hiển thị, hồ sơ chưa được lưu, được tạo dưới một số khác hoặc bạn đang mở sai phần trên bảng điều khiển. Nếu hồ sơ hiển thị nhưng tác vụ kết thúc bằng lỗi, hãy đối chiếu thời điểm xuất hiện lỗi với bảng bên dưới.

Biểu hiện của MFP trong quá trình kiểm tra có ý nghĩa gì

Triệu chứng	Nguyên nhân có khả năng nhất	Cần làm gì
CIFS connection error xuất hiện gần như ngay lập tức	IP, đường dẫn hoặc cổng không đúng, firewall hoặc phiên bản SMB không tương thích	Kiểm tra Target URL, khả năng truy cập TCP 445 và phần nói về SMB1.
Lỗi đăng nhập hoặc Authentication Error	Đã nhập mã PIN, mật khẩu không đúng hoặc định dạng tên không phù hợp	Nhập mật khẩu của tài khoản cục bộ; kiểm tra oki-scan và TÊN-MÁY-TÍNH\oki-scan.
Access denied hoặc không tạo được tệp	Không đủ quyền trên tài nguyên dùng chung hoặc NTFS	Gán lại Change/Read trên tab Sharing và Modify/Write trên tab Security.
Thư mục không hoạt động khi dùng tên nhưng hoạt động khi dùng IP	DNS hoặc NetBIOS không phân giải được tên máy tính	Giữ địa chỉ IP trong hồ sơ và cố định địa chỉ đó trong DHCP.
Quét ngừng hoạt động sau khi khởi động lại bộ định tuyến	Máy tính nhận một địa chỉ IP khác	Sửa Target URL và tạo DHCP reservation.
Chỉ quét được khi máy tính đang hoạt động	Chế độ ngủ, ngủ đông hoặc tiết kiệm điện của bộ điều hợp mạng	Không để máy tính lưu trữ chuyển sang chế độ ngủ trong thời gian làm việc và kiểm tra thiết lập nguồn của bộ điều hợp mạng.
Tệp đầu tiên được lưu nhưng tệp tiếp theo thì không	Tên trùng với tệp đã tồn tại	Thêm #n hoặc #d vào trường File Name.
Sau khi cài mới Windows 10 hoặc Windows 11, đường dẫn và mật khẩu đúng nhưng vẫn không kết nối được	Không có SMB1 server	Trước tiên hãy cập nhật firmware của MFP, sau đó chọn phương án tương thích an toàn.
Lỗi chỉ xuất hiện sau Windows 11 24H2	Có thể do bắt buộc SMB signing và vấn đề không tương thích SMB1 trước đó	Trước tiên hãy xác định phiên bản SMB mà MFP hỗ trợ; sau đó kiểm tra thiết lập signing phía server chứ không phải phía client.

Cập nhật firmware trước khi thay đổi bảo mật Windows

Trước khi bật giao thức lỗi thời, hãy cài firmware hiện tại dành cho model của bạn. Các trang cập nhật có sẵn cho OKI MB472dnw, OKI MB492dn và OKI MB562dnw. Chọn chính xác model của bạn và sử dụng Firmware Update Tool mới nhất.

1. Ghi lại các thông số mạng hiện tại và mật khẩu quản trị viên của MFP.
2. Kết nối máy tính và MFP với một mạng ổn định.
3. Đóng các tác vụ in và quét.
4. Chạy Firmware Update Tool với quyền quản trị viên.
5. Chỉ chọn thiết bị của bạn.
6. Không tắt MFP, máy tính hoặc thiết bị mạng cho đến khi quá trình cập nhật hoàn tất.
7. Sau khi khởi động lại, kiểm tra lại hồ sơ CIFS.

Chỉ riêng việc có firmware mới không chứng minh rằng SMB2 hoặc SMB3 đã được bổ sung: điều này phải được nêu trong ghi chú của bản phát hành cụ thể hoặc được xác nhận bằng kiểm tra mạng. Cập nhật được thực hiện trước vì sử dụng phiên bản triển khai mới nhất hiện có an toàn hơn so với việc ngay lập tức làm suy yếu Windows.

Tại sao Windows hiện đại không chấp nhận kết nối SMB1

Trong thông số mạng của nền tảng này có ghi SMB 1.0. Trong mô tả hiện tại của SMB1 dành cho Windows có nêu rằng SMB1 server không được cài đặt theo mặc định trong các bản cài đặt sạch của những phiên bản Windows 10 hiện đại, còn Windows 11 theo mặc định không có cả SMB1 client lẫn SMB1 server.

Điều này không có nghĩa là phải tự động bật SMB1 trên máy tính làm việc chính. Giao thức này đã lỗi thời và không cung cấp mức bảo mật hiện đại. Thứ tự lựa chọn được khuyến nghị:

1. Cập nhật firmware và kiểm tra lại.
2. Nếu thiết bị vẫn chỉ tương thích với SMB1, hãy sử dụng Scan to Email, Scan to USB hoặc quét vào máy tính qua ActKey/TWAIN.
3. Nếu bắt buộc phải sử dụng thư mục mạng, hãy dùng một file server hoặc NAS riêng, nơi quyền truy cập SMB1 có thể được giới hạn trong một subnet đáng tin cậy, một tài khoản và một thư mục.
4. Chỉ bật SMB1 Server trên máy tính Windows như một phương án tạm thời hoặc cách ly, đồng thời hiểu rõ rủi ro.

Cách chỉ bật SMB1 Server trong Windows — phương án cuối cùng

Đường dẫn tới thành phần này giống nhau trong Windows 10 và Windows 11:

1. Nhấn Win + R.
2. Nhập optionalfeatures.exe rồi nhấn Enter.
3. Tìm SMB 1.0/CIFS File Sharing Support.
4. Mở rộng mục này.
5. Chỉ bật SMB 1.0/CIFS Server.
6. Không bật SMB 1.0/CIFS Client nếu máy tính không cần tự kết nối tới thiết bị lưu trữ SMB cũ.
7. Xác nhận cài đặt thành phần và khởi động lại máy tính.
8. Đảm bảo mạng vẫn được đặt là mạng riêng và quy tắc SMB chỉ được cho phép đối với subnet cục bộ.
9. Thực hiện lại quá trình quét từ bảng điều khiển OKI.

Nếu không còn cần tính năng này, hãy mở lại optionalfeatures.exe, bỏ chọn SMB 1.0/CIFS Server và khởi động lại máy tính. Không để server lỗi thời này được bật “phòng khi cần”.

Windows 11 24H2: không nhầm phiên bản SMB với SMB signing

Trong Windows 11 24H2 các phiên bản Pro, Enterprise và Education, kết nối SMB đến và đi theo mặc định yêu cầu signing. Đây là một cơ chế kiểm tra tính toàn vẹn riêng biệt, không phải phiên bản giao thức. Tắt yêu cầu signing không bổ sung hỗ trợ SMB1, còn bật SMB1 Server không đảm bảo client cũ có khả năng ký kết nối.

Phần này chỉ có ý nghĩa sau khi đã cập nhật firmware và kiểm tra đường dẫn, cổng, mật khẩu cũng như quyền. Trên máy tính Windows nhận bản quét:

1. Nhấn Win + R, nhập winver và kiểm tra phiên bản Windows.
2. Mở PowerShell với quyền quản trị viên.
3. Kiểm tra yêu cầu signing đối với SMB server:

Get-SmbServerConfiguration | Format-List RequireSecuritySignature

Nếu hiển thị True, Windows yêu cầu thiết bị ghi tệp phải ký kết nối. Không thay đổi Set-SmbClientConfiguration: lệnh này liên quan đến các kết nối đi ra từ chính máy tính và không giải quyết vấn đề bản quét đến.

Nên giữ signing ở trạng thái bật và sử dụng server tương thích hoặc phương thức quét khác. Chỉ để kiểm tra chẩn đoán trong một mạng cách ly và đáng tin cậy, có thể tạm thời tắt yêu cầu này trên máy tính nhận:

Set-SmbServerConfiguration -RequireSecuritySignature $false

Xác nhận thay đổi, thực hiện lại một lần kiểm tra và không tắt firewall. Nếu quá trình quét hoạt động, nguyên nhân liên quan đến SMB signing. Điều này không có nghĩa là cấu hình đã bị làm yếu phù hợp cho việc sử dụng lâu dài. Hãy bật lại yêu cầu signing bằng lệnh:

Set-SmbServerConfiguration -RequireSecuritySignature $true

Các yêu cầu signing và sự khác biệt giữa các phiên bản Windows 11 24H2 được mô tả trong thiết lập SMB signing. Nếu để MFP cũ hoạt động đồng thời cần SMB1, tắt signing và xác thực yếu, không sử dụng máy tính chính làm nơi lưu bản quét lâu dài.

Nếu mật khẩu và SMB đã được thiết lập nhưng đăng nhập vẫn bị từ chối

1. Nhập lại mật khẩu trong hồ sơ theo cách thủ công. Sau khi thay đổi mật khẩu Windows, giá trị cũ vẫn được lưu trong MFP.
2. Trước tiên hãy thử tên oki-scan, sau đó TÊN-MÁY-TÍNH\oki-scan.
3. Đối với tài khoản domain, hãy thử định dạng user@domain. Nếu không hoạt động, hãy sử dụng định dạng do quản trị viên domain chỉ định và kiểm tra Workgroup/NBT trong thiết lập mạng của MFP.
4. Đảm bảo tên người dùng và mật khẩu không dài quá 32 ký tự.
5. Không làm yếu thiết lập LAN Manager, NTLM và đăng nhập khách nếu chưa xác định chính xác nguyên nhân. Nếu Windows từ chối phương thức xác thực cũ của MFP, an toàn hơn là sử dụng một server tương thích riêng hoặc phương thức truyền bản quét khác.

Khi nào nên ngừng sử dụng thư mục dùng chung của Windows

Scan to Shared Folder thuận tiện khi firmware hiện tại của MFP tương thích với cấu hình bảo mật của file server. Nếu để kết nối phải bật SMB1 trên máy tính chính, tắt signing bắt buộc hoặc cho phép xác thực yếu, hãy chọn một trong các phương án sau:

• Scan to Email — để gửi tài liệu cho người nhận hoặc tới một hộp thư riêng;
• Scan to USB Memory — khi không cần mạng;
• ActKey, TWAIN hoặc WIA — khi có thể bắt đầu quét từ máy tính;
• NAS hoặc file server riêng — khi bắt buộc phải có thư mục tập trung và có thể cách ly quyền truy cập lỗi thời khỏi phần còn lại của mạng.

Lựa chọn này không chỉ loại bỏ lỗi CIFS hiện tại mà còn giảm sự phụ thuộc vào những thay đổi bảo mật trong các bản cập nhật Windows tiếp theo.