OKI MB472, MB492 và MB562 không gửi bản quét qua e-mail: thiết lập SMTP, Gmail và Microsoft 365

Nếu OKI MB472, MB492 hoặc MB562 quét được tài liệu nhưng không gửi được qua e-mail, việc cài đặt lại driver trên máy tính thường không giúp ích. Khi sử dụng Scan to E-mail, MFP tự tạo thư, kết nối với SMTP server và truyền tệp tới máy chủ. Máy tính, driver TWAIN/WIA và ActKey không tham gia vào thao tác này.

Để khắc phục sự cố, cần lần lượt kiểm tra mạng, DNS, ngày và giờ, địa chỉ người gửi, SMTP server, cổng, mã hóa và phương thức đăng nhập. Một khó khăn riêng của dòng thiết bị này là mail client đã khá cũ: MFP hỗ trợ xác thực SMTP thông thường bằng tên người dùng và mật khẩu, nhưng trong các thiết lập hiện có không có OAuth. Vì vậy, các hướng dẫn cũ sử dụng mật khẩu Gmail thông thường không còn hoạt động, còn thiết lập tương tự với Microsoft 365 chỉ là giải pháp tạm thời.

Server, cổng và mã hóa phải thuộc cùng một cấu hình

Đối với cổng 465, thường chọn SMTPS, còn đối với cổng 587 — STARTTLS. Không thể giữ cổng của một cấu hình nhưng lại chọn kiểu mã hóa của cấu hình khác. Giá trị SMTP Server được nhập mà không có https://, số cổng hoặc dấu gạch chéo.

Hướng dẫn này áp dụng cho những model nào

Quy trình thiết lập áp dụng cho các MFP đơn sắc sau:

OKI MB472dn và MB472dnw;
OKI MB492dn;
OKI MB562dnw;
OKI ES4172LP MFP, ES4192 MFP, ES5162 MFP và ES5162LP MFP.

Tên của một số mục riêng lẻ có thể hơi khác tùy theo phiên bản firmware và ngôn ngữ giao diện. Trên tất cả các model được liệt kê đều sử dụng các trường SMTP Server, SMTP Port, SMTP Encryption, Authentication Method, SMTP User ID, SMTP Password và địa chỉ người gửi From.

Cách xác định hướng kiểm tra

Hiện tượng	Cần kiểm tra trước tiên
MFP báo lỗi DNS	DNS Server, Default Gateway và cách viết tên SMTP server
Lỗi SMTP xuất hiện trước khi yêu cầu hoặc truyền tệp	Server, cổng, mã hóa, quyền truy cập Internet và khả năng tương thích TLS
Server từ chối đăng nhập hoặc xác thực	Địa chỉ người dùng đầy đủ, mật khẩu ứng dụng, quyền SMTP AUTH và From
Chỉ người nhận trong tổ chức nhận được thư	Giới hạn của Direct Send hoặc restricted SMTP server
Một trang gửi được nhưng tài liệu nhiều trang thì không	Kích thước tệp đính kèm, độ phân giải, định dạng và mức nén
Bảng điều khiển báo hoàn tất nhưng không nhận được thư	Thư rác, khu cách ly, nhật ký mail server, From, SPF và quy tắc relay
Việc gửi dừng hoạt động sau khi đổi mật khẩu	Mật khẩu được lưu trong MFP và quy tắc đăng nhập của dịch vụ e-mail

Cần những chương trình và tệp nào

Đối với thiết lập Scan to E-mail thông thường, không cần cài đặt gì trên máy tính. Có thể mở trang web tích hợp của MFP trong trình duyệt. Ngoài ra, có thể chỉ cần phiên bản mới nhất của Firmware Update Tool nếu firmware hiện tại đã cũ hoặc kết nối SMTP bảo mật không thiết lập được.

Không cài đặt Scanner Driver, ActKey hoặc Configuration Tool chỉ để khắc phục SMTP. Configuration Tool có thể thay đổi cùng các thông số đó, nhưng giao diện web cho phép thực hiện thiết lập mà không cần phần mềm bổ sung.

Bước 1. Kiểm tra sao chép và kết nối mạng

Đặt một trang lên kính và tạo một bản sao thông thường từ bảng điều khiển.
Nếu tạo được bản sao, cơ cấu quét đang hoạt động bình thường.
Trên MFP, nhấn SETTING.
Mở Reports (Báo cáo) > Configuration (Cấu hình) và in trang cấu hình.
Tìm địa chỉ IPv4 của MFP, ví dụ 192.168.1.50.
Trên máy tính trong cùng mạng, mở trình duyệt và nhập địa chỉ này:

http://192.168.1.50

Nếu trang của thiết bị không mở, trước tiên hãy khôi phục kết nối Ethernet hoặc Wi-Fi. Chưa cần kiểm tra SMTP.
Nếu trang mở được, hãy ghi lại địa chỉ IP, subnet mask, default gateway và DNS server từ trang cấu hình.

Việc in trong mạng cục bộ không xác nhận rằng MFP có quyền truy cập Internet. Máy in vẫn có thể nhận tác vụ trong mạng ngay cả khi thiếu default gateway hoặc DNS.

Bước 2. Sửa gateway, DNS, ngày và giờ

Nếu SMTP server được chỉ định bằng tên, ví dụ smtp.gmail.com, thiết bị phải chuyển đổi tên này thành địa chỉ IP. Để làm được điều đó cần DNS hoạt động. Để truy cập ra ngoài mạng cục bộ cần Default Gateway.

Trên bảng điều khiển, nhấn SETTING.
Mở Easy Setup (Thiết lập dễ dàng) > Network Setting (Thiết lập mạng).
Kiểm tra Default Gateway. Thông thường đây là địa chỉ cục bộ của bộ định tuyến.
Kiểm tra DNS Server (Primary). Khi sử dụng DHCP, địa chỉ này thường do bộ định tuyến cấp.
Không nhập một DNS ngẫu nhiên nếu tổ chức sử dụng name server nội bộ hoặc lọc lưu lượng.
Mở thiết lập ngày và giờ.
Đặt đúng ngày, giờ và múi giờ hoặc cấu hình một SNTP server khả dụng.
Lưu các thông số và chờ phần mạng của thiết bị khởi động lại.

Thời gian không chính xác có thể khiến việc xác minh chứng chỉ bị từ chối. Không nên sử dụng địa chỉ IP của Gmail hoặc Microsoft 365 thay cho tên server: địa chỉ đám mây có thể thay đổi, còn chứng chỉ được cấp cho tên miền.

Kiểm tra DNS và cổng từ máy tính

Các lệnh dưới đây cho biết dịch vụ có thể truy cập được từ mạng của bạn hay không. Chúng không kiểm tra mật khẩu, địa chỉ From hoặc phiên bản TLS mà MFP sử dụng.

Nhấn Win + R.
Nhập powershell rồi nhấn Enter.
Để kiểm tra DNS, chạy:

nslookup smtp.gmail.com

Để kiểm tra cổng 587, chạy:

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

Nếu nslookup không trả về địa chỉ, hãy sửa DNS.
Nếu hiển thị TcpTestSucceeded : False, cổng đang bị chặn bởi mạng, bộ định tuyến, nhà cung cấp Internet hoặc firewall.
Nếu cả hai kiểm tra đều thành công, hãy chuyển sang các thông số của MFP.

Bước 3. Chuẩn bị thông số e-mail

Trước khi đăng nhập vào giao diện web, hãy ghi lại các thông tin do nhà cung cấp e-mail hoặc quản trị viên cung cấp:

tên chính xác của SMTP server;
cổng;
chế độ mã hóa: SMTPS, STARTTLS hoặc None;
phương thức xác thực: SMTP hoặc None;
tên người dùng đầy đủ;
mật khẩu tài khoản hoặc mật khẩu ứng dụng;
địa chỉ người gửi From được phép sử dụng;
địa chỉ người nhận để kiểm tra.

Nếu e-mail thuộc về một tổ chức, không nên xác định server chỉ dựa vào phần địa chỉ sau ký tự @. Tổ chức có thể sử dụng relay riêng ngay cả khi hộp thư được lưu trữ trong Google Workspace hoặc Microsoft 365.

Bước 4. Mở Mail Server Setup

Nhập địa chỉ IP của MFP vào trình duyệt.
Nhấn Administrator Login (Đăng nhập quản trị viên).
Trong trường User Name (Tên người dùng), nhập root.
Nhập mật khẩu quản trị viên hiện tại của MFP.
Nhấn Log In (Đăng nhập).
Nếu trang trình hướng dẫn ban đầu mở ra, nhấn SKIP (BỎ QUA).
Ở phía trên trang, mở Admin Setup (Thiết lập quản trị).
Ở bên trái, chọn Network (Mạng) > Mail Server.

Không đặt lại MFP chỉ vì mật khẩu mặc định cũ không phù hợp

Nếu mật khẩu mặc định cũ không được chấp nhận, có thể mật khẩu đã được thay đổi trong quá trình thiết lập ban đầu hoặc phụ thuộc vào ngày sản xuất của thiết bị. Việc đặt lại sẽ xóa các thông số mạng, e-mail và những thiết lập khác. Trước tiên hãy xác định mật khẩu hiện đang có hiệu lực.

Bước 5. Điền các thông số SMTP

Bộ giá trị phụ thuộc vào dịch vụ e-mail, nhưng chức năng của các trường là giống nhau:

Trường OKI	Cần nhập gì
SMTP Server	Tên server không có https:// và số cổng, ví dụ smtp.gmail.com
SMTP Port	25, 465 hoặc 587 — chỉ sử dụng giá trị được quy định cho cấu hình đã chọn
SMTP Encryption	SMTPS để thiết lập kết nối bảo mật ngay từ đầu, STARTTLS để chuyển sang TLS sau khi kết nối hoặc None đối với local relay được phép
Authentication Method	SMTP khi đăng nhập bằng tên và mật khẩu; None đối với relay nhận diện địa chỉ IP được phép
SMTP User ID	Thông thường là địa chỉ e-mail đầy đủ, bao gồm phần sau @
SMTP Password	Mật khẩu, mật khẩu ứng dụng hoặc giá trị được quản trị viên cấp riêng
Receive Setting	Disable nếu MFP chỉ cần gửi bản quét và không cần nhận e-mail

Nhập các thông số của một cấu hình đã chọn.
Nhấn Submit (Gửi).
Chờ thiết lập được lưu.
Mở E-mail > Receive Settings (Thiết lập nhận).
Nếu không sử dụng chức năng nhận và in tệp đính kèm qua e-mail, chọn Disable (Tắt).
Lưu thay đổi.

Để trống các trường POP3 Server, POP User ID và POP Password nếu quản trị viên không chỉ định rõ việc sử dụng POP before SMTP. Gmail và Microsoft 365 không cần phương thức đăng nhập lỗi thời này.

Bước 6. Chỉ định địa chỉ người gửi From

Ngay cả khi mật khẩu chính xác, server vẫn có thể từ chối thư nếu thiếu địa chỉ người gửi hoặc địa chỉ đó không thuộc tài khoản đã đăng nhập.

Trên bảng điều khiển, nhấn SETTING.
Chọn Admin Setup (Thiết lập quản trị) rồi nhấn OK.
Nhập mật khẩu quản trị viên.
Mở Scanner Setup (Thiết lập máy quét) > E-mail Setup (Thiết lập e-mail) > From / Reply To.
Mở From.
Nhập địa chỉ mà mail server cho phép sử dụng.
Đối với đăng nhập Gmail hoặc Microsoft 365 thông thường, hãy chỉ định cùng địa chỉ đã nhập trong SMTP User ID.
Lưu thiết lập và quay lại màn hình chính.

Nếu From phải khác với tài khoản đăng nhập, quản trị viên phải cấp quyền gửi từ địa chỉ đó. Trong Microsoft 365 thường cần quyền Send As. Chỉ thay đổi From trong MFP sẽ không tự tạo quyền này.

Cách ghép đúng cổng và mã hóa

Cổng	Thông số OKI	Cách sử dụng điển hình
465	SMTPS	Kết nối bảo mật được thiết lập ngay lập tức; được Gmail và một số nhà cung cấp SMTP sử dụng
587	STARTTLS	Gửi có xác thực theo tiêu chuẩn; được Gmail và Microsoft 365 sử dụng
25	None hoặc STARTTLS	SMTP relay doanh nghiệp, Microsoft 365 connector hoặc gửi hạn chế; cổng này thường bị nhà cung cấp Internet chặn

Nếu cổng 465 với SMTPS không hoạt động và nhà cung cấp cho phép cổng 587, hãy đồng thời đổi cổng thành 587 và mã hóa thành STARTTLS. Không tắt mã hóa khi gửi mật khẩu qua Internet.

Thiết lập Gmail thông thường

Đăng nhập bằng mật khẩu Google thông thường không còn được xem là phương thức phù hợp cho mail client cũ. Để MFP kết nối trực tiếp, cần sử dụng mật khẩu ứng dụng riêng.

SMTP Server	smtp.gmail.com
Tùy chọn 1	cổng 465, SMTP Encryption — SMTPS
Tùy chọn 2	cổng 587, SMTP Encryption — STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	địa chỉ Gmail đầy đủ
SMTP Password	mật khẩu ứng dụng 16 ký tự không có khoảng trắng phân cách
From	cùng địa chỉ Gmail

Tạo mật khẩu ứng dụng Google

Đăng nhập vào tài khoản Google sẽ được MFP sử dụng.
Mở phần Security (Bảo mật).
Bật 2-Step Verification (Xác minh 2 bước) nếu chưa bật.
Mở Mật khẩu ứng dụng.
Tạo một mật khẩu riêng với tên dễ hiểu, ví dụ OKI Scanner.
Sao chép mật khẩu 16 ký tự được hiển thị.
Nhập mật khẩu đó vào SMTP Password trên MFP thay cho mật khẩu Google thông thường.
Lưu thiết lập và thực hiện kiểm tra ngay.

Nếu không có mục App passwords, tính năng này có thể bị quản trị viên cấm, không khả dụng khi sử dụng Advanced Protection hoặc với một số cấu hình xác minh hai bước nhất định. Trong trường hợp này, không tắt bảo mật tài khoản. Đối với Google Workspace, hãy sử dụng SMTP relay; đối với e-mail cá nhân, hãy chọn một dịch vụ SMTP tương thích khác hoặc relay trung gian.

Google Workspace: nên sử dụng SMTP relay

Đối với tổ chức, phương án phù hợp hơn là SMTP relay của Google Workspace. Relay có thể nhận diện thư theo địa chỉ IP bên ngoài được phép và không yêu cầu lưu mật khẩu người dùng trong MFP.

Việc thiết lập do quản trị viên Google Workspace thực hiện:

Xác định địa chỉ IP bên ngoài mà mạng văn phòng sử dụng để truy cập Internet.
Trong Google Admin console, mở thiết lập Gmail và thêm quy tắc SMTP relay service.
Giới hạn người gửi được phép trong domain của tổ chức.
Thêm địa chỉ IP bên ngoài của văn phòng vào danh sách nguồn được phép.
Không tạo relay chấp nhận thư từ bất kỳ địa chỉ nào trên Internet.
Trong MFP, chỉ định smtp-relay.gmail.com.
Sử dụng cổng và mã hóa mà quản trị viên cho phép: 25, 465/SMTPS hoặc 587/STARTTLS.
Nếu relay nhận diện nguồn theo IP, đặt Authentication Method — None và xóa SMTP User ID cũng như SMTP Password.
Trong trường From, nhập địa chỉ thuộc domain được phép.

Google cũng cung cấp restricted SMTP server aspmx.l.google.com trên cổng 25 không cần xác thực, nhưng chỉ chuyển thư tới người dùng Gmail hoặc Google Workspace. Nếu bản quét đến được người nhận trong tổ chức nhưng không đến các địa chỉ bên ngoài thuộc hệ thống e-mail khác, đây có thể là giới hạn của phương thức đã chọn.

Microsoft 365: thiết lập tạm thời qua SMTP AUTH

Đối với Client SMTP submission, sử dụng các giá trị sau:

SMTP Server	smtp.office365.com
SMTP Port	587
SMTP Encryption	STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	địa chỉ đầy đủ của hộp thư có giấy phép
SMTP Password	mật khẩu tài khoản nếu Basic Authentication được cho phép
From	cùng địa chỉ; nếu sử dụng địa chỉ khác cần quyền Send As

Microsoft 365 yêu cầu TLS 1.2 hoặc TLS 1.3. Cổng 465 không phù hợp cho Client SMTP submission. Việc MFP cung cấp STARTTLS vẫn chưa chứng minh rằng thiết bị hỗ trợ phiên bản TLS hiện đại và các bộ mã hóa phù hợp.

Quản trị viên Microsoft 365 cần kiểm tra những gì

Mở Microsoft 365 admin center.
Đi tới Users (Người dùng) > Active users (Người dùng hiện hoạt).
Mở hộp thư được MFP sử dụng.
Mở Mail (Thư) > Manage email apps (Quản lý ứng dụng email).
Kiểm tra Authenticated SMTP.
Kiểm tra chính sách của tổ chức, vì chính sách này có thể cấm Basic Authentication bất kể thiết lập của hộp thư.
Nếu Security Defaults đang được bật hoặc có chính sách cấm xác thực cũ, không tắt bảo mật chung chỉ để phục vụ MFP. Hãy chọn SMTP relay hoặc phương thức khác.

Thiết lập Microsoft 365 bằng mật khẩu không phải là giải pháp lâu dài

Tính đến tháng 8 năm 2026, cách hoạt động của SMTP AUTH Basic Authentication vẫn chưa thay đổi. Theo lịch trình cập nhật của Microsoft, vào cuối tháng 12 năm 2026, tính năng này sẽ bị tắt theo mặc định đối với các tổ chức hiện có; quản trị viên vẫn có thể tạm thời bật lại. Trong nửa cuối năm 2027, ngày loại bỏ hoàn toàn sẽ được công bố. Dòng OKI này không có hỗ trợ OAuth được ghi nhận trong tài liệu, vì vậy nên chuyển sang relay từ trước.

Microsoft 365 SMTP relay qua connector

Phương án này yêu cầu quản trị viên Microsoft 365 và địa chỉ IP bên ngoài tĩnh của tổ chức. Phương án không sử dụng mật khẩu hộp thư.

Quản trị viên tìm địa chỉ MX của accepted domain, ví dụ example-com.mail.protection.outlook.com.
Trong Exchange admin center, mở Mail flow (Luồng thư) > Connectors (Trình kết nối).
Tạo inbound connector từ mail server của tổ chức tới Microsoft 365.
Thiết lập nhận diện theo địa chỉ IP bên ngoài tĩnh chuyên dụng.
Kiểm tra để đảm bảo nhà cung cấp Internet và firewall cho phép kết nối đi ra cổng 25.
Thêm địa chỉ IP này vào bản ghi SPF của domain.
Trong MFP, chỉ định địa chỉ MX của tổ chức.
Đặt cổng 25.
Chọn STARTTLS nếu kết nối TLS hiện đại được cả hai phía hỗ trợ và connector yêu cầu.
Đặt Authentication Method — None.
Xóa SMTP User ID và SMTP Password.
Trong trường From, nhập địa chỉ thuộc accepted domain của tổ chức.

Phần so sánh chi tiết giữa Client SMTP submission, SMTP relay và Direct Send được trình bày trong hướng dẫn của Microsoft dành cho thiết bị đa chức năng. Connector không được biến mạng của tổ chức thành một open mail relay.

Microsoft 365 Direct Send — chỉ dành cho người nhận nội bộ

Direct Send kết nối với địa chỉ MX của tổ chức qua cổng 25 mà không cần tên người dùng và mật khẩu. Phương thức này chỉ có thể gửi bản quét tới người nhận bên trong Microsoft 365 của chính tổ chức đó.

SMTP Server: địa chỉ MX của domain;
SMTP Port: 25;
SMTP Encryption: STARTTLS nếu được sử dụng, hoặc giá trị được quản trị viên thống nhất;
Authentication Method: None;
From: địa chỉ thuộc accepted domain của tổ chức.

Nếu bản quét được gửi thành công tới nhân viên nhưng không được chuyển tới Gmail, Outlook.com hoặc địa chỉ của tổ chức khác, đây là giới hạn dự kiến của Direct Send chứ không phải lỗi của MFP.

Bước 7. Thực hiện kiểm tra tối thiểu

Thư đầu tiên nên chứa một tệp nhỏ. Nhờ đó, giới hạn kích thước sẽ không che lấp lỗi SMTP.

Đặt một trang vào ADF hoặc lên kính.
Nhấn SCAN.
Đảm bảo đã chọn E-mail rồi nhấn OK.
Mở Add Destination (Thêm đích).
Chọn To (Đến).
Chọn nhập trực tiếp địa chỉ.
Nhập một địa chỉ người nhận và xác nhận.
Đối với lần kiểm tra đầu tiên, đặt định dạng PDF, độ phân giải 200 hoặc 300 dpi và chế độ đơn sắc.
Nhấn nút bắt đầu đơn sắc.
Chờ hoàn tất và ghi lại chính xác nội dung hoặc mã lỗi.

Sau mỗi thay đổi, hãy lặp lại kiểm tra với cùng một trang và cùng người nhận. Không thay đổi đồng thời server, cổng, mật khẩu và From: nếu làm vậy sẽ không thể xác định thao tác nào đã giúp khắc phục sự cố.

Nếu MFP không tìm thấy SMTP server

Kiểm tra cách viết SMTP Server.
Xóa https://, khoảng trắng, dấu gạch chéo và số cổng khỏi trường này.
Kiểm tra DNS Server (Primary) và Default Gateway.
Khởi động lại phần mạng của MFP sau khi thay đổi DNS.
Kiểm tra tên server bằng lệnh nslookup trên máy tính.
Không thay thế bằng một địa chỉ IP ngẫu nhiên của SMTP server đám mây.

Giá trị đúng có dạng smtp.gmail.com hoặc smtp.office365.com. Cổng được chỉ định trong một trường riêng.

Nếu server truy cập được nhưng kết nối bảo mật không thiết lập được

Ghép đúng cổng với SMTP Encryption.
Kiểm tra ngày, giờ và múi giờ.
Kiểm tra cổng bằng lệnh Test-NetConnection từ máy tính.
Đảm bảo tổ chức không thực hiện TLS interception bằng chứng chỉ mà MFP không tin cậy.
Kiểm tra và cập nhật firmware của thiết bị.
Nếu server hiện đại yêu cầu TLS 1.2 hoặc phiên bản mới hơn nhưng MFP không thể thương lượng kết nối, không tắt mã hóa qua Internet. Hãy sử dụng local SMTP relay tương thích.

Nếu hiển thị lỗi đăng nhập hoặc xác thực

Nhập địa chỉ e-mail đầy đủ vào SMTP User ID.
Xóa mật khẩu đã lưu và nhập lại.
Kiểm tra chữ hoa/chữ thường và khoảng trắng.
Đối với Gmail, nhập mật khẩu ứng dụng chứ không phải mật khẩu tài khoản thông thường.
Đối với Microsoft 365, kiểm tra Authenticated SMTP và chính sách của tổ chức.
Đặt Authentication Method — SMTP nếu sử dụng tên người dùng và mật khẩu.
Đảm bảo From trùng với địa chỉ đăng nhập hoặc địa chỉ đó đã được cấp quyền Send As.
Kiểm tra xem mật khẩu có bị thay đổi sau lần thiết lập ban đầu hay không.

Nếu server chỉ chấp nhận OAuth, việc nhập lại mật khẩu sẽ không giải quyết được vấn đề. Cần sử dụng SMTP relay hoặc dịch vụ khác tương thích với khả năng của MFP.

Nếu bảng điều khiển không báo lỗi nhưng không nhận được thư

Kiểm tra các thư mục Spam (Thư rác) và Junk Email (Email rác).
Đối với Microsoft 365, yêu cầu quản trị viên kiểm tra Message Trace và quarantine.
Đối với Google Workspace, kiểm tra Email Log Search.
So sánh From với địa chỉ được server hoặc relay cho phép.
Trước tiên gửi bản quét tới một địa chỉ trong cùng domain, sau đó tới địa chỉ bên ngoài.
Nếu địa chỉ nội bộ nhận được thư nhưng địa chỉ bên ngoài không nhận được, hãy kiểm tra giới hạn của Direct Send hoặc restricted SMTP server.
Khi sử dụng relay, hãy kiểm tra SPF và quy tắc người gửi được phép.

Thông báo truyền thành công trên bảng điều khiển có nghĩa là SMTP server đã chấp nhận thư. Sau đó, hệ thống e-mail vẫn có thể đưa thư vào khu cách ly, từ chối theo quy tắc domain hoặc chặn việc chuyển tới người nhận bên ngoài.

Nếu thư nhỏ gửi được nhưng bản quét lớn thì không

Đặt độ phân giải 200 hoặc 300 dpi thay vì 600 dpi.
Đối với tài liệu văn bản, chọn chế độ đơn sắc hoặc thang độ xám.
Sử dụng PDF và mức nén phù hợp.
Chia tài liệu lớn thành nhiều e-mail.
Kiểm tra giới hạn kích thước thư trên server gửi và server nhận.
Nếu thường xuyên quét tài liệu lớn, hãy sử dụng Scan to Shared Folder, Scan to USB hoặc quét từ máy tính.

Mã hóa e-mail làm tăng thêm kích thước của tệp đính kèm. Vì vậy, một tệp PDF có kích thước gần sát giới hạn của server có thể bị từ chối sau khi được thêm vào thư.

Cập nhật firmware khi gặp lỗi TLS

Trước khi thiết lập relay trung gian, hãy kiểm tra firmware hiện tại cho OKI MB472dnw, OKI MB492dn hoặc OKI MB562dnw.

Ghi lại phiên bản firmware hiện tại và các thông số mạng.
Chọn chính xác model trên trang hỗ trợ.
Sử dụng Firmware Update Tool mới nhất.
Kết nối MFP và máy tính với một mạng ổn định.
Không tắt thiết bị hoặc thiết bị mạng trong quá trình cập nhật.
Sau khi khởi động lại, kiểm tra lại SMTP Server, cổng, mã hóa, From và thao tác gửi tối thiểu.

Cập nhật firmware không tự động bổ sung OAuth

Không coi việc có phiên bản firmware mới là bằng chứng rằng thiết bị hỗ trợ OAuth hoặc một phiên bản TLS cụ thể. Những khả năng này phải được nêu rõ trong ghi chú của firmware hoặc được xác nhận bằng kiểm tra. Không cài firmware của một model tương tự.

Khi nào cần SMTP relay trung gian

Relay trở nên cần thiết nếu các thông số chính xác vẫn không giúp ích vì một trong các nguyên nhân sau:

mail server chỉ chấp nhận OAuth;
MFP không hỗ trợ phiên bản TLS hoặc bộ mã hóa cần thiết;
tổ chức cấm Basic Authentication;
mật khẩu ứng dụng bị chính sách bảo mật cấm;
không được phép lưu mật khẩu hộp thư người dùng trong MFP;
cần quản lý tập trung nhiều thiết bị cũ.

Local relay chỉ nên chấp nhận thư từ địa chỉ IP cố định của MFP, chỉ cho phép các địa chỉ From đã chỉ định và chuyển tiếp thư tới dịch vụ hiện đại qua kết nối bảo mật. Không công khai relay như vậy trên Internet và không cho phép toàn bộ mạng cục bộ gửi ẩn danh.

Nếu không thể thiết lập relay an toàn, hãy sử dụng Scan to Shared Folder, Scan to USB hoặc ActKey/TWAIN. Những phương thức này cho phép tiếp tục làm việc mà không làm suy yếu bảo mật của tài khoản e-mail.