OKI MC332, MC362 và MC562 không nhận USB flash: bản quét không được lưu, PDF không hiển thị

MFP OKI MC332, MC362 và MC562 cho phép lưu tài liệu đã quét vào thiết bị lưu trữ USB và in trực tiếp các tệp tương thích từ đó mà không cần máy tính. Nếu thiết bị không nhận USB flash, không ghi được bản quét hoặc không hiển thị PDF trong danh sách in, nguyên nhân thường không liên quan đến máy quét hoặc driver. Cần kiểm tra cổng USB phía trước, hệ thống tệp của thiết bị lưu trữ, dung lượng trống, định dạng tệp và cài đặt USB Memory Interface.

Kiểm tra nhanh

Sử dụng USB flash USB 2.0 đơn giản có dung lượng không quá 32 GB, được định dạng FAT32. Ghi vào thư mục gốc của thiết bị một tệp PDF không mã hóa, phiên bản 1.7 trở xuống, với tên ngắn test.pdf. Kết nối thiết bị lưu trữ trực tiếp với cổng USB trên bảng điều khiển phía trước của OKI, không qua hub hoặc bộ chuyển đổi.

Hướng dẫn này áp dụng cho những model nào

Chức năng quét vào USB và in các tệp tương thích từ thiết bị lưu trữ USB có trên các model sau:

OKI MC332dn;
OKI MC342dn và MC342dw;
OKI MC352dn;
OKI MC362dn và MC362w;
OKI MC562dn, MC562w và MC562dw;
OKI ES3452 MFP;
OKI ES5462 MFP và ES5462dw MFP;
OKI MPS2731mc.

Tên các mục menu bên dưới được ghi bằng tiếng Anh. Nếu bảng điều khiển đang sử dụng ngôn ngữ khác, hãy chọn mục được bản địa hóa tương ứng trong cùng phần menu. Mật khẩu mặc định để đăng nhập vào Admin Setup (Thiết lập quản trị) là aaaaaa, nếu quản trị viên thiết bị chưa thay đổi.

Trước tiên hãy xác định sự cố xảy ra ở giai đoạn nào

Triệu chứng	Cần kiểm tra gì trước tiên
MFP không phản ứng khi cắm USB flash	Cổng USB phía trước, FAT32, dung lượng tối đa 32 GB, thử một thiết bị lưu trữ đơn giản khác
Mục USB Memory không có hoặc không khả dụng	USB Memory Interface, kiểm soát truy cập và quyền của người dùng
Xuất hiện USB Memory Full	Dung lượng trống trên thiết bị lưu trữ, hệ thống tệp và kích thước bản quét đang được tạo
Xuất hiện Writing to USB memory failed	Chống ghi, hệ thống tệp bị hỏng hoặc thiết bị lưu trữ không tương thích
USB flash mở được nhưng PDF không có trong danh sách	Phiên bản và mã hóa PDF, số lượng tệp, thư mục và tên tệp
PDF hiển thị nhưng không in	Lưu lại PDF, giấy, khay đã chọn và thông số in trực tiếp
Tệp được tạo nhưng có kích thước bằng 0 hoặc không mở được	Thiết bị lưu trữ bị rút quá sớm, hết dung lượng hoặc quá trình ghi bị gián đoạn

Bước 1. Kết nối USB flash vào đúng cổng USB

Thiết bị lưu trữ sử dụng cổng USB Type-A hình chữ nhật trên bảng điều khiển phía trước của MFP. Cổng USB Type-B phía sau dùng để kết nối OKI với máy tính và không phù hợp cho USB flash.

Chờ MFP hoàn tất khởi động và chuyển sang trạng thái sẵn sàng.
Tháo cáp nối dài, hub và các bộ chuyển đổi bổ sung khỏi USB flash.
Kết nối thiết bị lưu trữ trực tiếp vào cổng USB phía trước.
Chờ vài giây.
Nhấn SCAN và kiểm tra xem USB Memory (Bộ nhớ USB) có khả dụng hay không.
Để kiểm tra in trực tiếp, nhấn PRINT và tìm Print From USB Memory (In từ bộ nhớ USB).

Hub USB và ổ USB ngoài không được hỗ trợ. Các thiết bị lưu trữ có mã hóa phần cứng, bảo vệ sinh trắc học, chương trình xác thực tích hợp hoặc nhiều phân vùng cũng có thể không được nhận diện.

USB flash USB 3.x hiện đại đôi khi hoạt động ở chế độ tương thích ngược, nhưng không được đảm bảo. Để chẩn đoán, nên sử dụng thiết bị lưu trữ USB 2.0 thông thường không có các chức năng bổ sung.

Bước 2. Kiểm tra dung lượng và hệ thống tệp

Các model này hoạt động với hệ thống tệp FAT12, FAT16 và FAT32. Đối với USB flash thông thường, nên sử dụng FAT32. NTFS và exFAT không được hỗ trợ.

Dung lượng thiết bị lưu trữ được khuyến nghị là từ 4 đến 32 GB. Các thiết bị có dung lượng lớn thường được bán với exFAT và có thể không được nhận diện ngay cả sau khi tạo một phân vùng riêng.

Cách kiểm tra hệ thống tệp trong Windows

Kết nối USB flash với máy tính.
Mở File Explorer (Trình khám phá Tệp).
Đi tới PC này.
Nhấp chuột phải vào USB flash.
Chọn Thuộc tính.
Trên tab Chung, tìm dòng Hệ thống tệp.

Nếu hiển thị FAT32, trước tiên không nên định dạng thiết bị lưu trữ. Hãy kiểm tra dung lượng trống, tạo một tệp kiểm tra đơn giản và thử một thiết bị lưu trữ USB khác. Nếu hiển thị exFAT hoặc NTFS, cần thay thiết bị lưu trữ hoặc định dạng lại sang FAT32.

Bước 3. Định dạng thiết bị lưu trữ sang FAT32

Định dạng sẽ xóa toàn bộ tệp trên USB flash. Trước tiên hãy sao chép các tài liệu cần thiết vào máy tính và đảm bảo bản sao lưu mở được. Kiểm tra kỹ ký tự ổ đĩa đã chọn để không định dạng nhầm thiết bị lưu trữ khác.

Kết nối USB flash có dung lượng không quá 32 GB với máy tính.
Mở File Explorer (Trình khám phá Tệp) → PC này.
Ghi nhớ tên và ký tự ổ đĩa của USB flash.
Nhấp chuột phải vào thiết bị và chọn Định dạng.
Trong trường Hệ thống tệp, chọn FAT32.
Trong trường Kích thước đơn vị cấp phát, giữ nguyên giá trị mặc định.
Trong lần thử đầu tiên, có thể giữ bật Định dạng nhanh.
Nhấn Bắt đầu.
Xác nhận xóa dữ liệu và chờ hoàn tất.
Mở thuộc tính của thiết bị lưu trữ và kiểm tra lại rằng FAT32 được hiển thị.

Nếu FAT32 không có trong danh sách, không sử dụng chương trình bên thứ ba ngẫu nhiên và không cố chuẩn bị thiết bị lưu trữ có dung lượng lớn hơn nhiều so với 32 GB. Để kiểm tra, hãy sử dụng USB flash có dung lượng 32 GB hoặc nhỏ hơn.

Bước 4. Chuẩn bị thiết bị lưu trữ cho bài kiểm tra chẩn đoán

Số lượng lớn thư mục và tệp làm cho việc chẩn đoán khó hơn. Trước tiên hãy kiểm tra với cấu trúc đơn giản nhất có thể.

Sau khi định dạng, mở USB flash trên máy tính.
Không tạo thư mục cho lần kiểm tra đầu tiên.
Sao chép một tệp PDF không mã hóa vào thư mục gốc.
Đổi tên tệp thành test.pdf.
Tháo thiết bị lưu trữ khỏi máy tính một cách an toàn.
Kết nối thiết bị với cổng phía trước của OKI.

Tên ngắn bằng ký tự Latin chỉ được sử dụng để chẩn đoán. Nếu test.pdf hiển thị nhưng tệp gốc có tên dài lại không hiển thị, hãy rút ngắn tên và xóa các ký tự đặc biệt bất thường khỏi tên.

Bước 5. Bật USB Memory Interface

Nếu USB flash FAT32 hoạt động tốt nhưng không xuất hiện trong menu quét, giao diện bộ nhớ USB có thể đã bị quản trị viên tắt.

Nhấn SETTING.
Chọn Admin Setup (Thiết lập quản trị) và nhấn OK.
Nhập mật khẩu quản trị viên.
Chọn Enter (Nhập) và nhấn OK.
Mở Management (Quản lý) → System Setup (Thiết lập hệ thống).
Chọn USB Memory Interface (Giao diện bộ nhớ USB).
Đặt thành Enable (Bật).
Lưu thay đổi và quay lại màn hình chính.
Rút USB flash ra rồi kết nối lại.

Thông số USB Memory Interface chủ yếu liên quan đến chức năng quét vào USB. Nếu tổ chức đang sử dụng kiểm soát truy cập, quản trị viên cũng có thể giới hạn riêng chức năng quét và in từ thiết bị lưu trữ.

Nếu xác thực người dùng được bật

Đăng nhập trên bảng điều khiển bằng mã PIN được chỉ định hoặc tên người dùng và mật khẩu.
Kiểm tra xem USB Memory có khả dụng sau khi đăng nhập hay không.
Nếu chức năng khả dụng đối với quản trị viên nhưng không khả dụng với người dùng thông thường, không thay đổi cài đặt chung của thiết bị.
Yêu cầu quản trị viên kiểm tra quyền của người dùng đó trong hệ thống kiểm soát truy cập.

Cách quét tài liệu vào USB đúng cách

Kết nối USB flash FAT32 đã kiểm tra vào cổng USB phía trước.
Đặt bản gốc mặt chữ hướng lên trong ADF hoặc mặt chữ hướng xuống trên kính máy quét.
Nhấn nút SCAN.
Chọn USB Memory (Bộ nhớ USB) và nhấn OK.
Mở File Name (Tên tệp) và nhập một tên ngắn. Tên không được dài quá 64 ký tự.
Chọn định dạng tệp và độ phân giải.
Trong lần kiểm tra đầu tiên, chọn PDF và 200 hoặc 300 dpi.
Nhấn Mono (Đơn sắc) để quét đen trắng hoặc Colour (Màu) để quét màu.
Chờ thông báo hoàn tất thao tác.
Chỉ tháo thiết bị lưu trữ sau khi thao tác đã hoàn tất.

Nếu sử dụng Continuous Scan (Quét liên tục), không tháo USB flash giữa các trang. Hoàn tất việc nạp các bản gốc trên bảng điều khiển và chờ tệp được ghi xong hoàn toàn.

Cách chọn định dạng quét

Định dạng	Khi nào nên sử dụng	Giới hạn
PDF	Tài liệu nhiều trang và gửi cho người dùng	PDF được mã hóa do MFP tạo ra không thể được in sau đó bằng Print From USB Memory
TIFF	Lưu trữ và các ứng dụng xử lý hình ảnh	Tệp có thể chiếm nhiều dung lượng hơn PDF hoặc JPEG
JPEG	Một ảnh hoặc một trang	Không phù hợp để lưu nhiều trang trong một tệp
XPS	Làm việc trong phần mềm tương thích	Không nằm trong danh sách định dạng in trực tiếp từ USB trên các model này

Để đạt khả năng tương thích rộng nhất, hãy chọn PDF thông thường không mã hóa. Thông số Encrypted PDF (PDF được mã hóa) dùng để bảo vệ tệp khi mở trên máy tính, nhưng tệp như vậy không được chức năng in trực tiếp từ USB hỗ trợ.

Cần làm gì khi xuất hiện USB Memory Full

USB Memory Full có nghĩa là quá trình quét đã bị hủy do không đủ dung lượng trống trên thiết bị lưu trữ. Trước tiên cần kiểm tra chính USB flash chứ không phải bộ nhớ trong của MFP.

Tháo thiết bị lưu trữ sau khi thao tác hoàn tất hoặc bị hủy.
Kết nối thiết bị với máy tính.
Mở PC này và kiểm tra dung lượng trống.
Sao chép các tệp cần thiết vào máy tính.
Xóa các tệp không cần thiết khỏi USB flash.
Dọn Thùng rác của máy tính trong khi thiết bị lưu trữ vẫn đang kết nối: các tệp đã xóa đôi khi vẫn tiếp tục chiếm dung lượng trong thư mục Thùng rác ẩn.
Quét lại một trang thành PDF với độ phân giải 200 hoặc 300 dpi.

Nếu còn đủ dung lượng trống nhưng thông báo vẫn lặp lại, hệ thống tệp có thể đã bị hỏng. Sao chép dữ liệu, định dạng lại USB flash sang FAT32 hoặc sử dụng thiết bị lưu trữ khác.

Cách giảm kích thước tệp được tạo

Giảm Resolution (Độ phân giải) từ 600 xuống 300 hoặc 200 dpi.
Đối với tài liệu văn bản, sử dụng Mono (Đơn sắc) thay cho Colour.
Không chọn Photo cho văn bản thông thường.
Chọn mức nén mạnh hơn nếu chất lượng vẫn chấp nhận được.
Chia tài liệu lớn thành nhiều tệp.
Trước tiên kiểm tra một trang, sau đó tăng số lượng trang trong tác vụ.

Nếu màn hình chỉ hiển thị Memory Full mà không có từ USB, có thể bộ nhớ trong không đủ để xử lý một tác vụ lớn. Hãy hoàn tất các tác vụ khác, giảm độ phân giải, giảm số trang và quét lại.

Cần làm gì khi xuất hiện Writing to USB memory failed

Thông báo này có nghĩa là MFP đã nhận diện thiết bị lưu trữ nhưng không thể ghi tệp vào đó.

Kiểm tra xem thiết bị lưu trữ hoặc bộ chuyển đổi USB có công tắc chống ghi hay không.
Kết nối USB flash với máy tính và thử tạo một tệp văn bản nhỏ trên đó.
Nếu máy tính cũng không thể ghi dữ liệu, hãy tắt chế độ chống ghi hoặc thay thiết bị lưu trữ.
Kiểm tra dung lượng trống.
Kiểm tra hệ thống tệp: yêu cầu FAT12, FAT16 hoặc FAT32.
Sao chép dữ liệu rồi định dạng lại thiết bị lưu trữ sang FAT32.
Nếu lỗi vẫn còn, hãy thử một USB flash đơn giản khác có dung lượng tối đa 32 GB.

Không tháo thiết bị lưu trữ trong khi đèn hoạt động đang nhấp nháy hoặc màn hình đang hiển thị quá trình lưu. Nếu tháo quá sớm, thông báo USB Memory disconnected sẽ xuất hiện và tệp đang được tạo có thể bị hỏng.

Những tệp nào có thể được in trực tiếp từ USB

Việc tệp có trên USB flash không có nghĩa là MFP sẽ hiển thị tệp đó trong menu. Chức năng in trực tiếp chỉ hỗ trợ một số định dạng giới hạn.

Định dạng	Hỗ trợ in trực tiếp	Điều kiện
PDF	Có	Phiên bản đến 1.7, không mã hóa
JPEG	Có	JPEG thông thường tương thích
M-TIFF	Có	TIFF v6 Baseline
PRN	Có	Tệp phải chứa dữ liệu PCL hoặc PS tương thích với thiết bị
DOCX, XLSX, PPTX, TXT	Không	Mở tệp trên máy tính rồi lưu hoặc in thành PDF tương thích
XPS	Không	Chuyển đổi sang PDF hoặc in từ máy tính

Cách in một tệp đã kiểm tra từ USB

Sao chép tệp tương thích vào thư mục gốc của USB flash FAT32.
Tháo thiết bị khỏi máy tính một cách an toàn.
Kết nối thiết bị lưu trữ vào cổng USB phía trước của MFP.
Nhấn nút PRINT.
Chọn Print From USB Memory (In từ bộ nhớ USB) và nhấn OK.
Chọn Select Print File (Chọn tệp in).
Tìm tệp và nhấn OK.
Kiểm tra số bản sao, nguồn giấy và chế độ in hai mặt.
Chọn Print (In) và xác nhận bắt đầu.

Mỗi lần chỉ có thể chọn một tệp. Nếu cần in nhiều tài liệu, hãy khởi chạy lần lượt từng tệp.

Nếu PDF không hiển thị trong danh sách

Đảm bảo phần mở rộng của tệp là .pdf.
Di chuyển tệp từ thư mục con vào thư mục gốc của USB flash.
Đổi tên tệp thành test.pdf.
Xóa các tệp được hỗ trợ không cần thiết khỏi thiết bị lưu trữ. Danh sách chỉ hiển thị chính xác tối đa 100 tệp.
Kiểm tra xem PDF có được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc sử dụng mã hóa hay không.
Mở thuộc tính tài liệu trong chương trình PDF và kiểm tra phiên bản.
Nếu không biết phiên bản hoặc cách tệp được tạo, hãy tạo một bản sao tương thích.

Cách tạo bản sao mới của PDF gặp sự cố

Mở tài liệu gốc trên máy tính.
Kiểm tra rằng tài liệu hiển thị không có lỗi.
Mở lệnh In.
Chọn máy in PDF của hệ thống, ví dụ Microsoft Print to PDF.
Lưu tệp mới với tên ngắn.
Sao chép PDF mới vào thư mục gốc của USB flash.
Kiểm tra lại trên OKI.

Phương pháp này tạo một phiên bản có thể in mới của tài liệu và thường loại bỏ mã hóa không tương thích, cấu trúc nội bộ bất thường hoặc lỗi của PDF gốc. Các biểu mẫu tương tác, tệp đính kèm, lớp và liên kết có thể được chuyển thành nội dung trang thông thường khi in lại theo cách này.

Nếu PDF hiển thị nhưng không bắt đầu in

Kiểm tra màn hình xem có yêu cầu giấy, lỗi khay hoặc thông báo về vật tư tiêu hao hay không.
Đảm bảo kích thước giấy được chọn trong tác vụ đã được nạp vào khay.
Để kiểm tra, chọn một bản sao và in một mặt.
Thử một PDF mới được tạo bằng máy in PDF ảo.
Kiểm tra một JPEG nhỏ. Nếu JPEG in được, cổng USB và USB flash hoạt động bình thường, còn vấn đề liên quan đến PDF cụ thể.
Nếu không có tệp tương thích nào in được, hãy thử một USB flash FAT32 khác.

Nếu màn hình hiển thị yêu cầu A4, Letter, Tray 1 hoặc MP Tray, thiết bị lưu trữ USB đã được nhận diện. Cần sửa kích thước giấy và cài đặt khay chứ không phải định dạng USB flash.

Nếu một USB flash hoạt động còn thiết bị khác thì không

Kết quả này thường xác nhận rằng MFP hoạt động bình thường. Hãy so sánh các thiết bị lưu trữ theo các tiêu chí sau:

dung lượng không quá 32 GB;
FAT32 thay vì NTFS hoặc exFAT;
một phân vùng chính;
không có mã hóa phần cứng;
không có chương trình xác thực;
có thể ghi tệp bình thường trên máy tính;
cấu trúc thư mục đơn giản;
không quá 100 tệp được hỗ trợ để in trực tiếp.

Tiếp tục sử dụng thiết bị lưu trữ tương thích. Không cần cài đặt lại driver máy in hoặc máy quét: các thao tác Scan to USB và Print From USB Memory được chính MFP thực hiện và không phụ thuộc vào driver trên máy tính.

Khi nào cần kiểm tra cổng USB của MFP

Có thể cổng phía trước bị lỗi nếu nhiều thiết bị lưu trữ USB 2.0 đã được kiểm tra, dung lượng tối đa 32 GB và định dạng FAT32 đều không được nhận diện, USB Memory Interface đã được bật, kiểm soát truy cập không chặn chức năng và chính các USB flash đó vẫn hoạt động bình thường trên một thiết bị tương thích khác.

Trước khi liên hệ dịch vụ, hãy ghi lại model OKI, nội dung thông báo trên màn hình, hệ thống tệp và dung lượng của hai thiết bị lưu trữ đã thử. Không cố nắn các tiếp điểm bằng vật kim loại và không cắm đầu nối bằng lực mạnh: nếu cổng bị hỏng sẽ cần sửa chữa.