OKI MC332, MC362 và MC562 không gửi được bản quét qua e-mail: cấu hình SMTP cho Gmail và Microsoft 365

Nếu OKI MC332, MC362 hoặc MC562 quét được tài liệu nhưng không gửi được qua e-mail, thông thường không cần cài đặt lại driver máy quét trên máy tính. Khi sử dụng chức năng Scan to E-mail, MFP tự kết nối với máy chủ SMTP và truyền thư có tệp đính kèm đến máy chủ. Máy tính, driver TWAIN/WIA và tiện ích ActKey không tham gia vào quá trình này.

Để khôi phục chức năng gửi, cần xác định lỗi xảy ra ở giai đoạn nào: MFP không tìm thấy máy chủ thư, không thể thiết lập kết nối bảo mật, bị từ chối khi đăng nhập hoặc gửi thư thành công nhưng sau đó thư bị hệ thống thư chặn. Dưới đây là hướng dẫn cấu hình từ đầu và các giải pháp riêng cho thông báo Please check SMTP settings, SMTP Login failed, SMTP Authentication unsupported và Please check DNS settings. Nội dung thông báo có thể hơi khác tùy theo ngôn ngữ bảng điều khiển và phiên bản firmware.

Trước tiên hãy chọn một phương thức gửi

Máy chủ, cổng, mã hóa và phương thức đăng nhập phải thuộc cùng một phương thức cấu hình. Ví dụ, với smtp.gmail.com không thể sử dụng các thông số của Microsoft 365, còn với cổng 465 không thể chọn STARTTLS chỉ vì chế độ này được nêu trong một hướng dẫn khác.

Hướng dẫn này áp dụng cho những model nào

Quy trình cấu hình áp dụng cho các MFP sau:

OKI MC332dn;
OKI MC342dn và MC342dw;
OKI MC352dn;
OKI MC362dn và MC362w;
OKI MC562dn, MC562w và MC562dw;
OKI ES3452 MFP;
OKI ES5462 MFP và ES5462dw MFP;
OKI MPS2731mc.

Tên của một số mục menu có thể khác nhau, nhưng tất cả các model được liệt kê đều có địa chỉ máy chủ SMTP, cổng, chế độ SMTPS và STARTTLS, địa chỉ người gửi, phương thức xác thực, tên người dùng và mật khẩu.

Xác định nguyên nhân dựa trên thông báo hoặc dấu hiệu

Hiện tượng	Cần kiểm tra trước tiên
Please check SMTP settings	Tên máy chủ, cổng, mã hóa, gateway và khả năng truy cập máy chủ
Please check DNS settings	Địa chỉ máy chủ DNS và khả năng phân giải tên máy chủ SMTP thành địa chỉ IP
SMTP Login failed	Địa chỉ đầy đủ trong tên người dùng, mật khẩu ứng dụng, quyền SMTP AUTH và địa chỉ người gửi
SMTP Authentication unsupported	Phương thức xác thực đã chọn và yêu cầu của SMTP relay
Thư chỉ được gửi đến người nhận nội bộ	Giới hạn của Direct Send hoặc restricted SMTP server
Bản quét một trang gửi được nhưng tệp lớn thì không	Kích thước tệp đính kèm, độ phân giải, chế độ màu và nén
Bảng điều khiển không báo lỗi nhưng không nhận được thư	Thư rác, vùng cách ly, nhật ký máy chủ thư, địa chỉ người gửi và SPF
Ngừng gửi sau khi đổi mật khẩu hoặc bật xác minh 2 bước	Mật khẩu SMTP đã lưu và quy tắc đăng nhập của nhà cung cấp dịch vụ e-mail

Cần chuẩn bị gì trước khi cấu hình

Đừng bắt đầu bằng cách thử ngẫu nhiên các cổng và phương thức mã hóa. Trước tiên hãy chuẩn bị các thông tin sau:

địa chỉ IP của MFP trong mạng cục bộ;
mật khẩu quản trị viên của MFP;
tên chính xác của máy chủ SMTP;
cổng SMTP;
chế độ mã hóa: SMTPS, STARTTLS hoặc None;
phương thức xác thực: SMTP hoặc None;
tên người dùng đầy đủ, thường trùng với địa chỉ e-mail;
mật khẩu tài khoản hoặc mật khẩu ứng dụng riêng;
địa chỉ người gửi mà máy chủ cho phép sử dụng.

Nếu e-mail thuộc về một tổ chức, các thông số phải được lấy từ quản trị viên của tổ chức đó. Không thể xác định cài đặt chỉ dựa vào phần đuôi của địa chỉ: tổ chức có thể sử dụng SMTP relay riêng, ngay cả khi hộp thư được lưu trữ trên Google Workspace hoặc Microsoft 365.

Bước 1. Kiểm tra cài đặt mạng của MFP

SMTP sẽ không hoạt động nếu thiết bị được kết nối với mạng cục bộ nhưng không có gateway để truy cập Internet hoặc máy chủ DNS để tìm máy chủ thư.

Xác định địa chỉ IP của MFP trên bảng điều khiển hoặc trong báo cáo cấu hình mạng đã in.
Trên máy tính được kết nối với cùng mạng, mở trình duyệt.
Nhập địa chỉ IP của thiết bị, ví dụ:

http://192.168.1.40

Nếu trang OKI mở ra, máy tính có thể nhìn thấy MFP trong mạng cục bộ. Nếu trang không mở, trước tiên hãy khôi phục kết nối mạng của thiết bị.
Trên bảng điều khiển, nhấn nút SETTING (Cài đặt).
Mở Easy Setup (Thiết lập nhanh) > Network Setting (Cài đặt mạng).
Kiểm tra địa chỉ IP, subnet mask, default gateway và máy chủ DNS.
Nếu các địa chỉ được router cấp tự động, gateway và DNS thường là địa chỉ của router. Không nhập các giá trị tùy ý nếu bạn không biết thông số mạng.
Kiểm tra ngày, giờ và múi giờ của MFP. Thời gian sai đáng kể có thể cản trở việc xác minh chứng chỉ khi sử dụng kết nối bảo mật.

Nếu máy chủ SMTP được nhập bằng tên, chẳng hạn smtp.gmail.com, DNS hoạt động là điều bắt buộc. Đối với Microsoft 365 cũng nên sử dụng tên smtp.office365.com, không sử dụng địa chỉ IP tìm được trên Internet: địa chỉ của dịch vụ có thể thay đổi và chứng chỉ được cấp cho tên máy chủ.

Kiểm tra bổ sung từ máy tính

Các lệnh sau cho biết máy chủ có thể truy cập được từ mạng của bạn hay không. Chúng không kiểm tra mật khẩu được lưu trong MFP và cũng không chứng minh TLS của thiết bị tương thích với máy chủ.

Nhấn Win + R, nhập powershell và nhấn Enter.
Để kiểm tra DNS, chạy:

nslookup smtp.gmail.com

Để kiểm tra cổng 587, chạy:

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

Nếu nslookup không trả về địa chỉ, hãy kiểm tra DNS trên router và với nhà cung cấp dịch vụ Internet.
Nếu hiển thị TcpTestSucceeded : False, cổng có thể bị router, tường lửa của tổ chức hoặc nhà cung cấp Internet chặn.
Nếu cả hai kiểm tra đều thành công, hãy chuyển sang cài đặt SMTP trong MFP.

Bước 2. Mở cài đặt e-mail

Các thông số có thể được nhập từ bảng điều khiển, nhưng địa chỉ dài và mật khẩu sẽ thuận tiện hơn khi nhập qua trang web tích hợp của MFP.

Cấu hình qua trình duyệt

Mở http://IP-адрес-МФУ trong trình duyệt.
Đăng nhập với tư cách quản trị viên.
Đối với cài đặt mặc định của dòng thiết bị này, tên quản trị viên của giao diện web là root, mật khẩu là aaaaaa. Nếu mật khẩu đã được thay đổi trước đó, hãy sử dụng mật khẩu hiện tại.
Mở Admin Setup (Thiết lập quản trị) > Network (Mạng) > E-mail > Send Settings (Cài đặt gửi).
Mở cài đặt chi tiết của giao thức SMTP.
Nhập máy chủ, cổng, mã hóa, phương thức xác thực, tên người dùng, mật khẩu và địa chỉ người gửi.
Nhấn Submit (Gửi) và chờ phần mạng của thiết bị khởi động lại.

Không đặt lại thiết bị chỉ vì mật khẩu mặc định không phù hợp

Nếu aaaaaa không được chấp nhận, mật khẩu có thể đã được thay đổi trong lần cấu hình ban đầu. Việc đặt lại sẽ khôi phục không chỉ mật khẩu mà cả các thông số mạng, e-mail, fax và các cài đặt khác. Trước tiên hãy hỏi mật khẩu hiện tại từ người phụ trách MFP.

Cấu hình từ bảng điều khiển

Nhấn nút SETTING (Cài đặt).
Chọn Easy Setup (Thiết lập nhanh) và nhấn OK.
Nhập mật khẩu quản trị viên và xác nhận.
Mở E-mail Setting (Cài đặt e-mail).
Nhập địa chỉ máy chủ SMTP.
Nhập địa chỉ e-mail của thiết bị vào trường người gửi.
Đối với chức năng Scan to E-mail thông thường, chọn Disable (Tắt) trong trường Receive Setting (Cài đặt nhận). Thông thường không cần nhận thư qua POP3 để gửi bản quét.
Nếu máy chủ yêu cầu tên người dùng và mật khẩu, chọn SMTP trong trường Authentication Method (Phương thức xác thực).
Nhập SMTP User ID và SMTP Password.
Lưu cài đặt.
Sau đó mở SETTING (Cài đặt) > Admin Setup (Thiết lập quản trị) > Network Menu (Menu mạng) > Mail Server Setup (Thiết lập máy chủ thư).
Kiểm tra SMTP Port và SMTP Encryption.

Để trống các trường POP3 Server, POP User ID và POP Password nếu quản trị viên thư không cung cấp riêng các thông số POP before SMTP. Phương thức xác thực này đã lỗi thời và không cần thiết đối với Gmail hoặc Microsoft 365.

Bước 3. Không nhầm lẫn cổng và mã hóa

Cổng	Chế độ thông thường	Cách kết nối bắt đầu
465	SMTPS	Kết nối bảo mật được thiết lập ngay lập tức
587	STARTTLS	Kết nối SMTP thông thường được chuyển sang chế độ bảo mật
25	None hoặc STARTTLS	Phụ thuộc vào cài đặt relay của tổ chức; cổng thường bị nhà cung cấp dịch vụ chặn

Bảng này không thay thế các thông số của nhà cung cấp dịch vụ của bạn. Nếu quản trị viên cung cấp cổng khác, hãy sử dụng đúng tổ hợp do họ cung cấp. Không chọn None cho tài khoản có mật khẩu khi kết nối qua Internet nếu máy chủ hỗ trợ kết nối bảo mật.

Bước 4. Cấu hình gửi qua Gmail

Mật khẩu thông thường của tài khoản Google thường không được MFP cũ chấp nhận. Để gửi trực tiếp qua Gmail, thông thường cần bật xác minh 2 bước và tạo mật khẩu ứng dụng riêng.

Tạo mật khẩu ứng dụng Google

Đăng nhập vào tài khoản Google sẽ chỉ được sử dụng để gửi bản quét.
Mở Quản lý Tài khoản Google > Bảo mật.
Bật Xác minh 2 bước nếu chưa được bật.
Mở phần Mật khẩu ứng dụng.
Tạo mật khẩu với tên dễ hiểu, ví dụ OKI scanner.
Sao chép mật khẩu 16 ký tự vừa tạo. Giá trị này chỉ được hiển thị một lần.
Nhập mật khẩu đó vào trường SMTP Password của MFP thay cho mật khẩu tài khoản thông thường. Nếu mật khẩu được hiển thị theo nhóm có dấu cách, hãy nhập 16 ký tự mà không có dấu cách phân cách.

Nếu phần mật khẩu ứng dụng không xuất hiện, nguyên nhân có thể là tài khoản được tổ chức quản lý, chế độ Advanced Protection hoặc chính sách xác minh 2 bước. Không tắt tính năng bảo vệ tài khoản. Hãy kiểm tra điều kiện sử dụng trên trang Đăng nhập bằng mật khẩu ứng dụng. Đối với Google Workspace, trong trường hợp này nên cấu hình SMTP Relay hoặc sử dụng dịch vụ SMTP khác được quản trị viên cho phép.

Thông số smtp.gmail.com

SMTP Server	`smtp.gmail.com`
Phương án 1	cổng 465, mã hóa SMTPS
Phương án 2	cổng 587, mã hóa STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	địa chỉ Gmail đầy đủ, ví dụ `scanner@example.com`
SMTP Password	mật khẩu ứng dụng Google
From	cùng địa chỉ được nhập trong SMTP User ID
Receive Setting	Disable

Trước tiên hãy cấu hình hoàn chỉnh một phương án. Nếu cổng 465 với SMTPS không hoạt động, hãy đồng thời đổi cổng sang 587 và mã hóa sang STARTTLS. Không giữ lại cổng của phương án thứ nhất với kiểu mã hóa của phương án thứ hai.

Không tìm tùy chọn Less secure apps

Các hướng dẫn cũ đề xuất cho phép “ứng dụng kém an toàn” và nhập mật khẩu Google thông thường. Phương pháp này không còn là giải pháp hoạt động. Hãy sử dụng mật khẩu ứng dụng hoặc SMTP Relay do quản trị viên cấu hình.

Google Workspace SMTP Relay

Đối với tổ chức, nên sử dụng relay riêng nhận thư từ địa chỉ IP bên ngoài được cho phép. Trước tiên quản trị viên cấu hình dịch vụ trong Google Admin, sau đó nhập các thông số được cấp vào MFP.

máy chủ: smtp-relay.gmail.com;
các cổng khả dụng: 25, 465 hoặc 587;
mã hóa và xác thực: theo quy tắc relay đã tạo;
địa chỉ người gửi: địa chỉ hoặc miền được quy tắc cho phép.

Không chuyển Authentication Method sang None cho đến khi quản trị viên xác nhận relay nhận diện tổ chức bằng địa chỉ IP bên ngoài tĩnh. Các phương án từng bước của Google dành cho máy in và máy quét được trình bày trên trang Gửi e-mail từ máy in, máy quét hoặc ứng dụng.

Bước 5. Cấu hình gửi qua Microsoft 365

Microsoft 365 có nhiều phương thức khác nhau. Trước tiên hãy xác định MFP sẽ đăng nhập vào một hộp thư riêng hay gửi thư qua relay của tổ chức. Không thể kết hợp hai phương án này.

Phương án 1. Client SMTP submission qua smtp.office365.com

SMTP Server	`smtp.office365.com`
SMTP Port	587
SMTP Encryption	STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	địa chỉ đầy đủ của hộp thư có giấy phép
SMTP Password	mật khẩu của tài khoản chuyên dụng
From	cùng địa chỉ với SMTP User ID
Receive Setting	Disable

Ở phía Microsoft 365, Authenticated SMTP phải được cho phép đối với hộp thư đã chọn. Quản trị viên có thể kiểm tra như sau:

Mở Microsoft 365 admin center.
Chuyển đến Users > Active users.
Chọn tài khoản được MFP sử dụng.
Mở tab Mail.
Mở Manage email apps.
Kiểm tra trạng thái Authenticated SMTP.

Nếu Security Defaults được bật trong tổ chức hoặc SMTP AUTH bị chính sách cấm, việc bật riêng một công tắc cho người dùng có thể không giúp ích. Không tắt cơ chế bảo vệ chung của tổ chức chỉ vì MFP cũ. Hãy chuyển sang SMTP Relay hoặc một phương thức gửi khác được cho phép.

Lưu ý việc Microsoft 365 ngừng hỗ trợ phương thức xác thực cũ

Dòng OKI này không có tài liệu xác nhận hỗ trợ OAuth cho SMTP. Tính đến tháng 8 năm 2026, đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu vẫn có thể hoạt động nếu được quản trị viên cho phép. Theo lịch trình cập nhật của Microsoft, vào cuối tháng 12 năm 2026, SMTP AUTH Basic Authentication sẽ bị tắt theo mặc định đối với các tổ chức hiện có. Vì vậy, cấu hình qua smtp.office365.com nên được coi là giải pháp tạm thời, còn để hoạt động lâu dài cần chuẩn bị relay.

Phương án 2. Microsoft 365 SMTP Relay

Phương án này yêu cầu quản trị viên Microsoft 365 và địa chỉ IP bên ngoài tĩnh của tổ chức hoặc chứng chỉ phù hợp. Sơ đồ chung như sau:

Quản trị viên xác định địa chỉ MX của miền, ví dụ example-com.mail.protection.outlook.com.
Trong Exchange admin center, tạo inbound connector từ máy chủ thư của tổ chức đến Microsoft 365.
Trong connector, chỉ định địa chỉ IP bên ngoài tĩnh mà thư sẽ được gửi từ đó.
Trong MFP, nhập địa chỉ MX của miền và cổng 25.
Authentication Method được đặt thành None nếu connector nhận diện người gửi theo địa chỉ IP.
Trong trường From, nhập địa chỉ thuộc miền được chấp nhận của tổ chức.
Quản trị viên kiểm tra SPF và khả năng gửi đến người nhận nội bộ cũng như bên ngoài.

Cổng 25 phải được quy tắc mạng cho phép theo chiều đi và không bị nhà cung cấp Internet chặn. Không mở quyền truy cập vào MFP từ Internet và không tạo SMTP relay công khai. So sánh chi tiết Client SMTP submission, SMTP Relay và Direct Send được trình bày trong hướng dẫn Microsoft 365: cấu hình thiết bị đa chức năng để gửi e-mail.

Phương án 3. Direct Send chỉ đến người nhận nội bộ

Direct Send kết nối với địa chỉ MX của tổ chức qua cổng 25 mà không cần tên người dùng và mật khẩu. Phương án này phù hợp nếu bản quét chỉ cần gửi đến người nhận bên trong Microsoft 365. Thư gửi đến người nhận bên ngoài sẽ không được chuyển tiếp bằng phương thức này.

Nếu gửi đến nhân viên trong tổ chức hoạt động nhưng gửi đến Gmail, Outlook.com hoặc địa chỉ bên ngoài khác không được, đây có thể là giới hạn bình thường của Direct Send chứ không phải lỗi của MFP.

Bước 6. Thực hiện kiểm tra tối thiểu từ bảng điều khiển

Lần kiểm tra đầu tiên nên tạo một tệp nhỏ. Nhờ đó, giới hạn kích thước tệp đính kèm sẽ không che giấu lỗi SMTP.

Đặt một trang có mặt chữ hướng lên trên trong ADF (bộ nạp tài liệu tự động) hoặc mặt chữ hướng xuống trên platen glass (mặt kính máy quét).
Nhấn nút SCAN (Quét).
Chọn E-mail và nhấn OK.
Mở Add Destination (Thêm đích đến) > To > Direct Input (Nhập trực tiếp).
Nhập địa chỉ người nhận và xác nhận.
Mở Scan Settings (Cài đặt quét).
Chọn định dạng PDF.
Đặt độ phân giải 200 dpi hoặc 300 dpi.
Đối với lần kiểm tra đầu tiên, hãy sử dụng quét đơn sắc hoặc thang độ xám.
Nhấn MONO. Để kiểm tra gửi màu sau khi lần thử đầu tiên thành công, bạn có thể lặp lại thao tác bằng nút COLOR.
Chờ thông báo hoàn tất hoặc ghi lại chính xác nội dung lỗi.

Sau khi thay đổi các thông số, chỉ kiểm tra một tài khoản và một người nhận. Việc đồng thời thay đổi máy chủ, cổng, mật khẩu và địa chỉ người gửi sẽ làm khó việc xác định nguyên nhân.

Lỗi Please check SMTP settings

Thông báo này có nghĩa là MFP không thể thiết lập kết nối cần thiết với máy chủ SMTP. Hãy thực hiện các bước kiểm tra theo thứ tự:

So sánh tên máy chủ với tài liệu của nhà cung cấp dịch vụ e-mail. Xóa dấu cách ở đầu và cuối trường.
Kiểm tra default gateway và DNS trong cài đặt mạng của MFP.
Kiểm tra tổ hợp cổng và mã hóa: 465 với SMTPS hoặc 587 với STARTTLS, nếu nhà cung cấp yêu cầu đúng như vậy.
Nếu sử dụng cổng 25, hãy kiểm tra xem nhà cung cấp Internet có chặn cổng này hay không.
Tạm thời thực hiện kiểm tra tối thiểu với một trang để loại trừ khả năng tệp quá lớn.
Khởi động lại MFP sau khi lưu các thông số mạng rồi thử gửi lại.

Không thay tên máy chủ Gmail hoặc Microsoft 365 bằng địa chỉ IP. Nếu tên không phân giải được, hãy sửa DNS. Việc sử dụng một địa chỉ IP ngẫu nhiên có thể gây lỗi mới sau khi địa chỉ của dịch vụ thay đổi hoặc khi kiểm tra chứng chỉ.

Lỗi Please check DNS settings

Mở SETTING (Cài đặt) > Easy Setup (Thiết lập nhanh) > Network Setting (Cài đặt mạng).
Kiểm tra DNS Server (Primary).
Nếu mạng sử dụng DHCP, hãy so sánh DNS của MFP với thông số trên máy tính trong cùng mạng.
Kiểm tra rằng default gateway nằm trong cùng subnet với địa chỉ IP của MFP.
Đảm bảo tên máy chủ SMTP được nhập mà không có https://, dấu gạch chéo hoặc số cổng.

Giá trị đúng của trường SMTP Server có dạng smtp.gmail.com, không phải https://smtp.gmail.com:587/. Cổng được nhập trong trường riêng.

Lỗi SMTP Login failed

Trong trường hợp này, máy chủ có thể truy cập được nhưng đã từ chối thông tin đăng nhập hoặc địa chỉ người gửi.

Trong SMTP User ID, nhập địa chỉ e-mail đầy đủ, bao gồm phần sau ký tự @.
Xóa mật khẩu đã lưu và nhập lại. Kiểm tra chữ hoa, chữ thường và dấu cách vô tình nhập thêm.
Đối với Gmail, sử dụng mật khẩu ứng dụng, không sử dụng mật khẩu tài khoản thông thường.
Đối với Microsoft 365, kiểm tra xem Authenticated SMTP có được cho phép đối với hộp thư đã chọn hay không.
Trong trường From, nhập cùng địa chỉ được sử dụng để đăng nhập.
Nếu địa chỉ From cần khác, quản trị viên Microsoft 365 phải cấp cho tài khoản quyền Send As, còn Google Workspace phải cho phép địa chỉ đó bằng quy tắc gửi.
Kiểm tra xem hộp thư có bị khóa hay mật khẩu có vừa được thay đổi hay không.

Lỗi có thể xuất hiện sau khi bật bảo vệ đa yếu tố ngay cả khi mật khẩu thông thường vẫn không thay đổi. Đây là thay đổi trong quy tắc đăng nhập, không phải lỗi của máy quét.

Lỗi SMTP Authentication unsupported

Thông báo này thường có nghĩa là phương thức xác thực được chọn trong MFP không phù hợp với máy chủ.

Đối với smtp.gmail.com và smtp.office365.com, chọn SMTP, không chọn POP.
Đối với relay nhận diện tổ chức theo địa chỉ IP tĩnh, có thể cần chọn None.
Không chọn POP before SMTP nếu nhà cung cấp không cung cấp riêng máy chủ POP3 và xác nhận sử dụng phương thức lỗi thời này.
Nếu máy chủ chỉ chấp nhận OAuth còn MFP chỉ cung cấp tên người dùng và mật khẩu, kết nối trực tiếp không tương thích. Hãy sử dụng SMTP relay.

Thư đã được gửi nhưng không có trong hộp thư đến

Kiểm tra thư mục “Spam” và “Junk Email”.
Nếu sử dụng Microsoft 365, hãy yêu cầu quản trị viên kiểm tra quarantine và Message Trace.
Nếu sử dụng Google Workspace, hãy kiểm tra Email Log Search.
So sánh địa chỉ From với người gửi được cho phép.
Trước tiên gửi thử đến địa chỉ trong cùng miền, sau đó gửi đến địa chỉ bên ngoài.
Nếu địa chỉ nội bộ nhận được thư nhưng địa chỉ bên ngoài không nhận được, hãy kiểm tra giới hạn của Direct Send hoặc restricted SMTP server.
Khi gửi qua relay, hãy kiểm tra SPF và các quy tắc khác của miền.

Thông báo gửi thành công trên bảng điều khiển chỉ xác nhận rằng máy chủ SMTP đã nhận thư. Máy chủ vẫn có thể đưa thư vào vùng cách ly, từ chối trong quá trình chuyển tiếp tiếp theo hoặc áp dụng giới hạn đối với người nhận bên ngoài.

Bản quét nhỏ gửi được nhưng tệp lớn thì không

Đặt độ phân giải 200 hoặc 300 dpi thay vì 600 dpi.
Đối với tài liệu văn bản, chọn chế độ đơn sắc hoặc thang độ xám.
Sử dụng PDF và mức nén cao hơn.
Chia tài liệu lớn thành nhiều e-mail.
Kiểm tra giới hạn kích thước thư của máy chủ gửi và máy chủ nhận.
Nếu tài liệu thường xuyên có dung lượng lớn, hãy cấu hình Scan to Shared Folder và gửi qua e-mail liên kết hoặc tệp đã được giảm kích thước.

Kích thước của các trang gốc không bằng kích thước của e-mail hoàn chỉnh: quét màu ở độ phân giải cao tạo ra tệp lớn, còn quá trình mã hóa tệp đính kèm e-mail làm tăng thêm dung lượng của thư.

Chức năng gửi chỉ hoạt động thỉnh thoảng

Các lỗi không thường xuyên khó phân biệt với cài đặt không chính xác hơn. Hãy kiểm tra các nguyên nhân sau:

Đảm bảo MFP được kết nối ổn định với mạng. Nếu có thể, hãy sử dụng Ethernet thay cho Wi-Fi yếu.
Kiểm tra xem gateway và DNS có thay đổi sau khi router khởi động lại hay không.
Kiểm tra ngày và giờ của thiết bị có chính xác hay không.
Thử lại với một trang để loại trừ giới hạn kích thước và thời gian truyền.
Đảm bảo mật khẩu ứng dụng chưa bị thu hồi và tài khoản không bị chính sách bảo mật chặn.
Kiểm tra nhật ký của hệ thống thư: máy chủ có thể giới hạn tần suất gửi hoặc tạm thời từ chối thư.
So sánh phiên bản firmware của MFP với phiên bản có sẵn cho chính xác model đó.

Nếu các thông số chính xác vẫn không giúp ích: kiểm tra TLS và firmware

Microsoft 365 yêu cầu TLS 1.2 hoặc phiên bản mới hơn cho Client SMTP submission. Trong tài liệu hướng dẫn của dòng thiết bị này có đề cập SMTPS và STARTTLS nhưng không nêu phiên bản TLS cụ thể cho SMTP. Vì vậy, chỉ có tùy chọn STARTTLS không đảm bảo khả năng tương thích với máy chủ hiện đại.

Ghi lại phiên bản firmware hiện tại trong thông tin thiết bị.
Mở trang hỗ trợ dành riêng cho chính xác model OKI của bạn.
So sánh phiên bản đã cài đặt với phiên bản hiện có.
Nếu firmware đã cũ, hãy cập nhật khi nguồn điện và kết nối mạng ổn định.
Sau khi cập nhật, kiểm tra lại máy chủ, cổng, mã hóa và lần gửi thử tối thiểu.
Nếu máy chủ vẫn từ chối kết nối bảo mật, không tắt TLS. Hãy sử dụng SMTP relay tương thích giữa MFP và hệ thống thư.

Không cài firmware của model tương tự

Các tệp dành cho MC362, MC562 và các phiên bản dn, w hoặc dw có thể khác nhau. Hãy chọn chính xác model trên trang hỗ trợ và không tắt thiết bị trong quá trình cập nhật. Cập nhật firmware không khắc phục mật khẩu sai hoặc phương thức xác thực bị cấm.

Nếu máy chủ thư không còn hỗ trợ khả năng của MFP

Nếu máy chủ yêu cầu OAuth còn MFP chỉ hỗ trợ xác thực SMTP bằng tên người dùng và mật khẩu, việc nhập lại thông tin đăng nhập sẽ không giải quyết được vấn đề. Có thể sử dụng các phương án an toàn sau:

cấu hình Google Workspace SMTP Relay;
cấu hình Microsoft 365 SMTP Relay thông qua connector và địa chỉ IP bên ngoài tĩnh;
sử dụng SMTP relay cục bộ được bảo vệ, chỉ nhận thư từ địa chỉ IP của MFP và chuyển tiếp chúng đến dịch vụ hiện đại;
sử dụng nhà cung cấp SMTP riêng hỗ trợ thiết bị cũ qua kết nối bảo mật;
lưu tài liệu thông qua Scan to Shared Folder rồi gửi chúng từ máy tính.

Relay không được phép nhận thư từ bất kỳ thiết bị nào trên Internet. Hãy giới hạn kết nối bằng địa chỉ IP cục bộ của MFP, các quy tắc tường lửa và các địa chỉ người gửi được cho phép.